Importación de datos

1. Cómo funciona el proceso de importación de datos

Para importar datos a la plataforma de arcoirisapp es necesario crear una plantilla con formato especial por cada módulo y por cada tipo de formularios. (datos únicos y múltiples)
Esquema funcional proceso de importación.

• Importante tener en cuenta:

El proceso de importación debe tener un orden así:

1. Importar la plantilla de datos básicos de perfil
2. Importar plantillas con datos únicos o múltiple
3. Importar plantillas que vinculan a personas con organizaciones o proyectos en el caso del módulo de población

 

2. Plantilla de Datos Básicos

Te contamos como crear una plantilla de datos básicos de perfil del módulo población:

1. Empezaremos con un libro de Excel en blanco.
2. La hoja del libro debe tener el nombre del formulario, en este caso datos básicos.
3. Este libro se registrará información básica del perfil, datos que están en el formulario información personal, que permitirá posteriormente registrar los campos de los formularios únicos o múltiples.

Esta tiene una plantilla prediseñada que se muestra así:

Módulo de Personas formulario de DATOS BÁSICOS DEL PERFIL tiene los siguientes campos: Documento, Tipo de documento, Nombres, Apellidos, Género, Fecha de nacimiento, Departamento, Región, Municipio, Zona, Barrio/Vereda, Dirección, fecha expedición documento, lugar expedición documento.

La plantilla quedaría de la siguiente manera:

> Recuerda: El nombre de la hoja del archivo debe tener el mismo nombre del formulario.

> En caso de no tener los datos: Barrio/Vereda, Dirección, se debe colocar N/D.

> En caso de no tener los datos: fecha expedición documento, lugar expedición documento, dejar estos datos en blanco.

Una vez llena la plantilla con todos los deberá eliminar el encabezado de preguntas, quedando así:

Luego guarde el archivo con la extensión CSV (delimitado por comas) (*.CSV).

Con esto podrá subir toda la población con sus datos básicos del perfil, desde el módulo de importación.

Luego de esto podrá subir plantillas de formularios únicos o múltiples.

Descargar plantilla prediseñada Datos Básicos de perfil aquí. https://bit.ly/3sreTfO

 

3. Plantilla de Datos Únicos

Las plantillas de datos únicos se crean de la siguiente manera:

1. Siempre se debe colocar el identificador, número de documento, digitar sin puntos ni guiones.
2. Luego colocar el ID de la pregunta del formulario de tipo único (datos que se registran una sola vez). Este ID se encuentra en el icono de información de color amarillo ubicado debajo de cada pregunta.
3. Las opciones de respuesta se deben registrar de acuerdo a los valores que tenga cada pregunta en los formularios. (Lista de chequeo se debe colocar con espacios).
4. El nombre de la hoja debe tener el mismo nombre del formulario único.

• Realizaremos la siguiente práctica: Ejemplo Módulo PERSONAS, formulario único: INFORMACIÓN PERSONAL identificado en color rojo, tenemos los ID pregunta icono de color amarillo y la opción de respuesta identificadas en color azul.

La plantilla quedaría de la siguiente manera:

Una vez llena la plantilla con todos los datos deberá eliminar el encabezado de preguntas, quedará de la siguiente manera:

Luego guarde el archivo con la extensión CSV (delimitado por comas) (*.CSV).

Con esto podrá subir la información correspondiente de los formularios únicos, desde el módulo de importación.

 

4. Plantillas Datos múltiples 

Las plantillas de datos múltiples se crean de la siguiente manera:

1. Siempre se debe colocar el identificador, número de documento, digitar sin puntos ni guiones.
2. Luego colocar el ID de la pregunta del formulario de tipo único (datos que se registran una sola vez). Este ID se encuentra en el icono de información de color amarillo ubicado debajo de cada pregunta.
3. El orden de los ID debe ser el mismo orden de las preguntas en el formulario.
4. Las opciones de respuesta se deben registrar de acuerdo a los valores que tenga cada pregunta en los formularios. (Lista de chequeo se debe colocar con espacios).
5. El nombre de la hoja debe tener el mismo nombre del formulario único.

• Realizaremos la siguiente práctica: Ejemplo Módulo PERSONAS, formulario múltiple: INFORMACIÓN INTEGRANTES FAMILIARES identificado en color rojo, tenemos los ID preguntas icono de color amarillo y las opciones de respuestas identificadas en color azul.

La plantilla quedaría de la siguiente manera:

• Tenga en cuenta que, en esta plantilla una cédula puede tener registros múltiples.

Una vez llena la plantilla con todos los datos deberá eliminar el encabezado de preguntas, quedando de la siguiente manera:

Luego guarde el archivo con la extensión CSV (delimitado por comas) (*.CSV).

La opción de importar datos múltiples no está disponible en el módulo de importación, si necesita importar datos múltiples debe solicitarlo y enviar plantilla al equipo de soporte técnico.

5. Plantilla para vincular personas a proyectos o organizaciones

La plantilla debe tener el siguiente formato prediseñado:

No. De documento de la persona, nombre del proyecto o nombre de la organización que se debe vincular.

Una vez llena la plantilla con todos los datos deberá eliminar las primeras celdas de preguntas, quedando así:

Luego guarde el archivo con la extensión CSV (delimitado por comas) (*.CSV).

Con esto podrá subir la información para vincular a las personas a organizaciones y proyectos.

Descargar plantilla aquí. bit.ly/3bpwhMZ

6. Como importar datos desde el módulo de importación

Ingrese al menú principal seleccione la opción configuración, luego seleccione módulo importación.

1. Seleccione el tipo de importación:

• PERSONAS (Datos básicos de perfil)
• PERSONAS A PROYECTOS (Vincular personas a proyectos)
• PERSONAS A ORGANIZACIONES (Vincular personas a organizaciones)
• CAMPOS ÚNICOS (Datos únicos del módulo personas)

2. Seleccione el archivo que desea subir en la plataforma
3. Presione el botón de importar
4. Luego podrá ver el resultado y observaciones de la importación

¡Ahora puedes empezar a construir tus plantillas e importar tus datos desde el módulo de importación!

Si tienes alguna inquietud sobre este y otros temas de arcoiris app comuníquese con nosotros.

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